RODO
INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W związku z zapewnieniem właściwego i przejrzystego
przekazania informacji na temat procesu przetwarzania danych osobowych, zgodnie
z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(Dz.U.UE.L.2016.119.1) zwane dalej „RODO”, przedstawiamy Państwu niniejszą
klauzulę obowiązku informacyjnego, która zawiera istotne informacje na temat
przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
Administrator
danych
Administratorem danych osobowych jest REMONDIS
Bydgoszcz SA z siedzibą w Bydgoszczy przy ul. Inwalidów 45, 85-749, NIP
554 03 12 757, REGON 090484404.
Kontakt z Administratorem danych jest możliwy za
pomocą numeru telefonu: +48 52 342 74 40 lub adresu
e-mail: bydgoszcz@remondis.pl bądź
korespondencyjnie na adres siedziby wskazany powyżej z dopiskiem „Ochrona
danych”.
Administrator informuje, iż w celu należytej ochrony
danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się
skontaktować pod adresem e- mail: iod-bydgoszcz@remondis.pl. We
wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji
przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
mogą Państwo skontaktować się w Inspektorem Ochrony Danych.
Prawa
podmiotu danych
Przysługują Państwu następujące prawa związane z
przetwarzaniem Państwa danych osobowych:
1) prawo żądania dostępu do treści swoich
danych osobowych;
2) prawo żądania sprostowania swoich
danych osobowych, jeśli uznają Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3) prawo żądania usunięcia swoich
danych osobowych, gdy:
· Państwa
dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
· wycofają Państwo
zgodę na przetwarzanie danych, a Administrator nie posiada innej podstawy prawnej przetwarzania;
· zgłoszą Państwo
sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych i po stronie Administratora nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
· zgłoszą
Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
· Państwa
dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
· Państwa
dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego;
· Państwa
dane osobowe zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych dziecku.
Prawo do usunięcia danych nie dotyczy danych przetwarzanych w oparciu o
obowiązujące przepisy prawa lub danych przetwarzanych w celu ustalenia, obrony,
dochodzenia ewentualnych roszczeń.
4) prawo żądania ograniczenia przetwarzania
swoich danych osobowych, gdy
· uznają Państwo,
że dane osobowe są nieprawidłowe;
· Państwa
dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie chcą Państwo, aby
zostały one usunięte przez Administratora;
· Administrator
nie potrzebuje już Państwa danych osobowych, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
· wniosą Państwo
sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.
5) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec
przetwarzania danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie
prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a sprzeciw jest uzasadniony
przez Państwa szczególną sytuację;
6) prawo wycofania zgody na przetwarzanie
swoich danych osobowych, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed
jej wycofaniem;
7) prawo do przenoszenia swoich danych
osobowych, gdy dane są przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie umowy;
8) prawo wniesienia skargi do organu
nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu
Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie
danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie https://uodo.gov.pl/pl/83/155.
Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw,
prosimy o kontakt z Administratorem danych lub Inspektorem Ochrony Danych. Dane
kontaktowe zostały wskazane powyżej.
Przekazywanie danych do państwa
trzeciego
Dane osobowe, co do zasady nie będą
przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, może
jednakże w niektórych sytuacjach dojść do przekazania danych osobowych do
państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nastąpi to wyłącznie, gdy spełnione zostaną warunki
określone w Rozdziale V RODO. W przypadku przekazania danych osobowych do państw spoza
Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Administrator zadba o wszelkie formalności
związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym m.in. stosowania
standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).
Profilowanie
Dane osobowe
nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Zakres,
cel oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY (REKRUTACJA)
CEL PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) realizacji procesu rekrutacyjnego –
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – uprawnienie do żądania danych niezbędnych do
podjęcia działań przed zawarciem umowy w zakresie wskazanym w art. 221
Ustawy Kodeks Pracy;
b) realizacji procesu rekrutacyjnego –
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda na przetwarzanie danych osobowych, która w
każdym czasie może być odwołana (dotyczy danych wykraczających poza zakres
wskazany w art. 221 Ustawy Kodeks Pracy);
c) realizacji procesu rekrutacyjnego –
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody również w
celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych;
d) ustalenia, dochodzenia oraz
zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami, związanymi z realizacją procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednocześnie niepodanie
informacji wskazanych w art. 221 Ustawy Kodeks Pracy
spowoduje, iż otrzymane dokumenty aplikacyjne nie będą przez Administratora
rozpatrywane.
OKRES
PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do
prowadzenia procesu rekrutacyjnego – maksymalnie 3 miesiące, licząc od dnia
jego zakończenia.
W przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody w celu
prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe będą
przechowywane przez okres maksymalnie 12 miesięcy.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) podmioty
zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora
oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy
stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy
zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i
organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
b) inne podmioty, którym Administrator ma
obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH KONTRAHENTÓW
CEL PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Administrator przetwarza dane osób fizycznych w celu podpisania i
realizacji umowy. Dane osób będących osobą fizyczną prowadzącą działalność
gospodarczą lub w przypadku wspólnika spółki cywilnej będących stroną umowy,
będą przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy na podstawie, której
opiera się współpraca (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO). Podstawą prawną
przetwarzania danych osób, których dane przetwarzane są na potrzeby podpisania
i realizacji umowy (pracownicy i współpracownicy, osoby uprawnione do
reprezentacji strony umowy) jest prawnie uzasadniony interes Administratora
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – kontakt w sprawie wykonania Umowy. W związku z
realizacją Umowy, dane ww. osób mogą być przetwarzane dla ewentualnego
dochodzenia lub odpierania roszczeń wynikających z Umowy (art. 6 ust. 1 lit. f)
RODO) oraz w związku z wypełnieniem obowiązków prawnych nałożonych na
Administratora danych, w szczególności prawa podatkowego, sprawozdawczości
finansowej w związku z realizacją Umowy (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Dane
osobowe mogą być również przetwarzane w związku z prowadzeniem wewnętrznych
czynności związanych z działalnością Administratora, w tym audytów (art. 6 ust.
1 lit. f) RODO).
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz
konieczne w celu podpisania i realizacji Umowy.
ŹRÓDŁO DANYCH
Jeśli Administrator nie pozyskał danych bezpośrednio od osoby, której dane
dotyczą, to dane osobowe w zakresie: m.in.: imię (imiona) i nazwisko,
adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko/funkcja, miejsce
zatrudnienia mogły zostać pozyskane przez Administratora danych z umowy,
na podstawie której Administrator danych przetwarza dane lub udostępnione przez
Kontrahenta.
OKRES
PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe przetwarzane będą przez okres trwania umowy. Dane osobowe zawarte w umowie będę również
przetwarzane przez okres wynikający obowiązujących przepisów prawa, m.in.
przepisów podatkowych oraz rachunkowych. Dane osobowe mogą być w niektórych
przypadkach i w adekwatnym zakresie, pozostawione i przetwarzane przez
Administratora dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń do momentu ich
przedawnienia, przez okres wymagany przepisami prawa.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych będą: podmioty dostarczające i wspierające
systemy informatyczne stosowane przez Administratora oraz podmioty świadczące
usługi związane z bieżącą działalnością Administratora – na mocy stosownych
umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu
stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i
organizacyjnych zapewniających ochronę danych. Dane osobowe mogą również być
udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Dane osobowe, co do zasady nie będą przekazywane do
państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej poza Europejski Obszar
Gospodarczy. W niektórych sytuacjach, ze względu na współpracę Administratora z
dostawcami usług w ramach realizacji celów przetwarzania danych osobowych, może
jednakże dojść do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego
Obszaru Gospodarczego, niemniej w tym przypadku Administrator zadba o wszelkie
formalności związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym
m.in. stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).
PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH PODWYKONAWCY, PRACOWNIKÓW PODWYKONAWCY LUB OSÓB
WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z PODWYKONAWCĄ
CEL PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
§ w przypadku osoby fizycznej, działającej we własnym imieniu
(w tym również jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą):
a) realizacja czynności, związanych ze złożeniem i
realizacją współpracy/zamówienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
b) wypełnienie obowiązków prawnych
nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
c) ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie
ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6
ust. 1 lit. f) RODO.
§ w przypadku osoby fizycznej, działającej w imieniu firmy
(osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej):
a) realizacja czynności, związanych ze złożeniem i
realizacją współpracy/zamówienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
b) wypełnienie obowiązków prawnych
nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
c) ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie
ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6
ust. 1 lit. f) RODO.
§ w przypadku pracownika Podwykonawcy lub osób,
współpracujących z Podwykonawcą w związku z działaniami, mającymi na
celu realizację współpracy/zamówienia:
a) kontakt w sprawie realizacji współpracy/zamówienia,
tj. dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora – na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
b) wypełnienie obowiązków prawnych
nałożonych na Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
c) ustalenie, dochodzenie oraz zabezpieczenie
ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na podstawie art. 6
ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celu
przetwarzania.
ŹRÓDŁO DANYCH:
Dane osobowe jako:
a) osoby działającej w imieniu Podwykonawcy mogą
zostać udostępnione Administratorowi przez Podwykonawcę w zakresie: imię
(imiona) i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, miejsce
zatrudnienia lub inne dane;
b) pracownika/współpracownika Podwykonawcy mogą zostać
udostępnione Administratorowi przez Podwykonawcę, w zakresie: imię (imiona) i
nazwisko, seria i numer dokumentu tożsamości lub inne dane, wskazane
bezpośrednio przez Podwykonawcę.
OKRES
PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przechowywane przez
okres obowiązywania współpracy między Administratorem, a Podwykonawcą, a
po jej wygaśnięciu do czasu przedawnienia wzajemnych roszczeń wynikających ze
współpracy.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) a) podmioty
zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora
oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy
stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy
zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i
organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
b) b) dostawcy
współpracujący z Administratorem;
c) c) firmy
audytorskie;
d) d) kancelarie
prawne współpracujące z Administratorem;
e) e) banki
– w celu realizacji rozliczeń finansowych;
f) f) podmioty, którym Administrator ma
obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z OBSŁUGĄ AKCJONARIUSZY
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) a) wykonania obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, związanych z funkcjonowaniem spółek akcyjnych,
w szczególności w zakresie obowiązków wynikających z Kodeksu spółek handlowych i innych przepisów dotyczących funkcjonowania Spółki na rynku publicznym oraz ochrony informacji poufnych zgodnie z Rozporządzeniem 596/2014 w sprawie nadużyć na rynku (Rozporządzenie MAR – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie nadużyć na
rynku) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO;
b) b) związanych z obsługą osób fizycznych
posiadających akcje Administratora, w tym sporządzenia listy osób uprawnionych
do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Administratora, w celu umożliwienia
uczestnictwa oraz weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestniczenia lub do
reprezentowania osoby uprawnionej; prowadzeniem Księgi Akcyjnej; wydawaniem
odpisów i wyciągów z Księgi Akcyjnej oraz umożliwieniem uczestnictwa w obradach
Walnego Zgromadzenia. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe
w zakresie, w jakim wynika z Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks
spółek handlowych;
c) c) umożliwienie kontaktu z
Akcjonariuszem, weryfikacji tożsamości, przesyłania korespondencji – na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes
Administratora danych;
d) d) wykonanie analityki, czyli tworzenia
zestawień, analiz, statystyk oraz raportów na potrzeby wewnętrzne, co stanowi
prawnie uzasadniony interes Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f)
RODO;
e) e) ustalenia, dochodzenia oraz
zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes
Administratora danych.
OBOWIĄZEK
PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zrealizowania w/w celów.
OKRES
PRZECHOWYWANIA:
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres istnienia
spółki, a po jej rozwiązaniu przez okres wynikający z obowiązujących przepisów
prawa.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) a) podmioty
zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora
oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy
stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy
zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i
organizacyjnych zapewniających ochronę danych;
b) b) Akcjonariusze
poprzez udostępnienie księgi akcyjnej lub odpisów z tej księgi na podstawie
obowiązujących przepisów prawa;
c) c) banki – w celu wypłaty dywidend na
wskazany przez Państwa rachunek bankowy;
d) d) biuro
maklerskie, współpracujące z Administratorem;
e) e) podmioty,
którym Administrator ma obowiązek przekazywać dane na gruncie obowiązujących
przepisów prawa.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH Z
ZWIĄZKU Z PROWADZENIEM DZIAŁAŃ MARKETINGOWYCH
CEL PRZETWARZANIA
DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWA PRAWNA:
Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) a) przesyłania informacji handlowych o
aktualnej ofercie, w tym o nowych produktach i usługach oraz promocjach – na
podstawie realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6
ust. 1 lit. f Rozporządzenia), którym jest
marketing własnych produktów i usług - przy czym zgodnie z przepisami Ustawy
o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Ustawy Prawo telekomunikacyjne,
potrzebujemy dodatkowej zgody na wykorzystanie podanych kanałów komunikacji.
Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu;
b) b) ustalenia, dochodzenia oraz
zabezpieczenia ewentualnych roszczeń oraz obrony przed tymi roszczeniami – na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
OBOWIĄZEK
PODANIA DANYCH:
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania informacji
marketingowych.
OKRES
PRZECHOWYWANIA:
Dane osobowe będą przetwarzane do momentu ustania
celu, dla którego zostały zgromadzone lub do momentu odwołania zgody.
ODBIORCY DANYCH:
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) a) podmioty
zewnętrzne dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora
oraz inne podmioty współpracujące z Administratorem, na mocy
stosownych umów, umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy
zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty adekwatnych środków technicznych i
organizacyjnych zapewniających ochronę danych,